Abdullah ÇAVUŞ – BİLGİ & DENEYİM PAYLAŞIM PORTALI “Bilgiye sahip olarak doğmuş birisi değilim. Öğrenmeye çalışıyorum ve Öğretmeyi seviyorum” Konfüçyüs
İlgili Yazılar
MUHASEBE HATALARI ÇEŞİTLERİ VE HATANIN HİLEDEN FARKI
Abdullah ÇAVUŞ/E. Vergi Müfettişi
Muhasebe, sosyal ve ekonomik hayatın en önemli bir unsurudur. Muhasebe bilgi sistemlerinde üretilen bilgiler, işletme sahipleri, çalışanları, kredi kuruluşları, yatırımcılar ve kamu tarafından kullanıldığından tüm toplumu ilgilendirmektedir. Muhasebe hata ve hileleri muhasebe bilgi kalitesini düşürmekte ve muhasebe bilgi kullanıcılarını olumsuz etkilemektedir
Muhasebe hataları, önceki yazımızın konusu olan muhasebe hileleri gibi finansal tablo düzensizliklerinden birini oluşturmaktadır.
Hatayı hilelerden ayıran en temel özellik hiledeki kasıt unsurunun hatada bulunmamasıdır[1]
I- HATA KAVRAMI:
Türkçe sözlükte “hata” sözcüğü “istenmeyerek ve bilmeyerek yapılan yanlış, yanılma, yanılgı”, hile sözcüğü ise “birini aldatmak, yanıltmak için yapılan dolap, düzen, oyun” şeklinde tanımlanmaktadır.[2]
“Hata” ve “hile” kavramlarını bazı durumlarda birbirinden ayırmak oldukça zor olmaktadır.
Ancak her iki düzensizlik arasındaki farkı kasıt unsuru çok net ortaya koymaktadır.
Yanlışlık ve hatada kasıt unsuru yoktur, bilgisizlik ve ihmal vardır. Hile ise, kazanç elde etmeye dayalı bir hareket olmakla birlikte kasıt içerir.
Muhasebe hataları genel olarak işletmede meydana gelen mali olayların kayıt altına alınması aşamasında bilgisizlik, tecrübesizlik, ihmal ve dikkatsizlikten dolayı meydana gelen hatalardır.
Muhasebe hatalarını, kanunlara, genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine, şirket politikalarına ve kabul edilmiş olan diğer ilke ve kurallara kasıtsız biçimde uyumsuz davranmak olarak tanımlayabiliriz.
Yapılan tanımlardan da anlaşıldığı gibi, muhasebe hatalarını meydana gelmesini sağlayan işlem ve olaylarda bilinçli bir hareket veya amaç yoktur.
Çoğunlukla işlem ve vakalardaki yanlışlar, olması gereken özenliliğin gösterilmemesi sebebiyle oluşur. Bu da muhasebe hatalarını muhasebe hilelerinden ayıran en önemli etkendir.
Genelde kasıt unsuru taşımayan yanlışlar olarak tanımlanabilecek hatanın nedenleri olarak;
1- İhmal,
2- Dikkatsizlik,
3- Özensizlik ve
4- Bilgisizlik olarak sayılabilir
TMS 8 (Türkiye Muhasebe Standartları) ve UMS 8 (Uluslararası Muhasebe Standartları) ise hatayı; finansal tablo kalemlerinin, tarif edilmesi, ölçülmesi, sunulması ve açıklanması esnasında, meydana gelen bilinçli yapılmayan yanlışlıklar olarak tanımlamaktadır. (www.kgk.gov.tr)
Bağımsız Denetim Standardı 240’ da ise; hile ve hata arasındaki farkı ise şu şekilde açıklamıştır.
“Finansal tablolardaki yanlışlıklar, hata veya hileden kaynaklanabilir. Hata ile hileyi birbirinden ayıran unsur, finansal tablolarda yanlışlığa sebep olan eylemin kasıtlı olarak yapılıp yapılmadığıdır.”
Hata istemeyerek veya işin yapılması sırasında önemli noktaların gözden kaçması nedeniyle ortaya çıkmaktadır.
Muhasebe hataları çoğunlukla kontrol eksikliğinden kaynaklanmakta, hatanın kaynağında çoğunlukla kasıt ve kişisel çıkar bulunmamaktadır.
Anormallikler çoğunlukla sistematik hatalardan kaynaklanmakta, geleneksel yöntemlerle tespiti yapılabilmektedir.
Bu sebeple anormallikler ve hatalar çoğunlukla suiistimal olmamakta ve bünyesinde suçlu barındırmamaktadır.
Bu tür hata ve anormalliklerin tespiti için istatistiksel örnekleme ile kontroller sağlanabilmekte ve hatalar tespit edilerek düzeltilebilmektedir.
Muhasebe belge veya kayıtlarında yapılacak hatalı işlemler, hileli işlemlere göre daha kolay tespit edilebilmektedir.
Örneğin fatura bedeli üzerinde yapılacak bir hata, alıcı tarafından karşılıklı görüşmelerde ortaya çıkarken, kayıtlarda yapılabilecek hatalar aylık mizanlarda veya kayıt kontrollerinde ortaya çıkabilir
II- MUHASEBEDE HATA ÇEŞİTLERİ
Hataların yapılış şekline toplu olarak göz atılırsa aşağıdaki şekillerde gerçekleştiğine tanık olunabilir:[3]
1- Matematiksel Hatalar:
Muhasebe sisteminde yapılmak durumunda kalınan hesaplama işlemlerinde yanlışlıklardır. Genellikle hesapların bakiyeleri hesaplanırken yapılan toplama ve çıkarma hataları şeklinde ortaya çıkar.
Fiş girişi sırasında ek belgelerin toplamlarında, reeskont, faiz, karşılık gibi hesaplar nedeniyle muhasebe dışında yapılan işlem hatalarıdır.
2- Kayıt ve Nakil Hataları:
Günümüzde, muhasebeleştirme işlemleri ağırlıklı olarak bilgisayar ortamında yapılmakla birlikte, bu işlemlerin manuel olarak uygulanması durumunda, herhangi bir maddenin borç ve alacağının birbirini tutmaması veya yevmiye defterinden defteri kebire nakil olurken başka hesaplara veya farklı rakamlara yanlış tutarların nakledilmesidir.
Belgeleri muhasebeleştirirken kayıtlarda yapılan rakam ve hesap yanlışlıklarına denir.
İşlemlerin defterden deftere, defterden mizana ya da yevmiye defterine kaydedilirken bir işlemin büyük deftere kaydı esnasında yapılan yanlış kayıtlardan dolayı oluşan hatalara devir (aktarma) hataları denmektedir.
Yevmiye defterinde 450 TL olarak bulunan miktarın defteri kebirdeki hesaba 550 TL şeklinde geçirilmesi bu hata türüne bir örnektir.
Kayıt hatalarını 3 grupta toplamak mümkündür.
a-) Belgelerdeki rakamın defter kayıtlarına yanlış yazılmasıdır. Bu hata çoğunlukla rakamda yer alan sıfırların eksik yada fazla yazılması veya takdim tehir diye adlandırılan rakamların yer değiştirmesi şeklinde kendini gösterir.
b-)Bir işlemin yanlış algılanması sonucunda ait olduğu hesaba değil başka bir hesaba kaydedilmesidir.
c-)Muhasebeleştirme sırasında ilgili hesabın borç ve alacağın karıştırılması biçiminde ortaya çıkar.
3- Unutma ve Tekrar Kaydetme:
Herhangi bir muhasebe fişinin kayıtsız bir şekilde birden çok defa girilmesidir.
İşletmeye ait alış satış gider gibi işlemlerin ilgili döneme kaydedilmemesi veya kayıtlara hiç alınmaması unutma hatasıdır.
Örneğin; satış faturalarının bir veya bir kaçının kaydedilmesinin unutulması birden fazla dönemi ilgilendiren giderlerin tek bir dönem kayıtlara yansıtılması gibi.
Tekrarlama ise, unutmanın tersine bir işlemin defter kayıtlarına birden fazla kaydedilmesidir.
Mükerrer kayıtta denilen bu hata çoğunlukla ödemesi sonradan yapılan işlemlerin hem belge aslı ile hem de ödeme sırasında iki defa muhasebeleştirilmesi olarak görülür.
Proforma fatura kullanan işletmelerde sık rastlanır.
4- Sayım Ve Muhasebe İlkelerini Uygulamada Hata:
Sayım ve muhasebe ilkelerini uygulamada hata Kasa ve stok sayımında yapılan hatalar sayım hatalarını oluşturmaktadır.
Muhasebe ilkelerini uygularken yapılan hata ise personelin muhasebe ilkelerini uygularken tutar, sınıflandırma, sunum veya tam açıklama konularında yanlışlık yapması durumunu kapsar.
5-Bilanço Hataları (Değerleme hataları):
Muhasebe bilgi yetersizliğinden dolayı aktif ve pasif hesapların yanlış esaslara göre değerlemeye tabi tutulmasıdır.
Bilanço hataları üç grup halinde ele alınabilir.
a- İşletmenin aktif ve pasifinde bulunan kıymetlerin değerlemesi ile amortisman ve karşılık ayrılması konularında muhasebe ilkelerine, ticari kurallara ve yasa hükümlerine uygun hareket edilmemesi sureti ile ortaya çıkan hatalardır.
Kısaca bu tür hatalara değerleme hataları da denilebilir.
Dönem sonundaki mal mevcudunun yüksek veya düşük değerlemesi, aktifleştirilip amortismana tabi tutulması gereken harcamanın doğrudan gider yazılması ile amortisman ve karşılıkların yanlış ayrılması belli başlı değerleme hatalarıdır.
b- Bilançoda niteliği belirsiz ve kapalı hesapların bulunmasıdır. Mahiyeti anlaşılmayan muvakkat ve mutavassıt (iyi ile kötü arası-eh fena değil) hesaplar gibi.Bu tür bilançonun açık olma niteliğine uymaz. Bilanço üzerinden işletme ile ilgili sağlıklı analiz yapılmasını önler, tek düzen hesap planı uygulamasında bu sakınca büyük ölçüde giderilmiştir.
c-Aktif ve pasif hesapların karşılaştırılarak tek bir hesapta birleştirilmesidir. Alacaklar ve borçlar hesabın karşılaştırılarak tek bir hesapta birleştirilmesidir.
Bu hataların dönem sonucunda hiçbir etkisi olmaz ama bilançonun açıklık, sadelik, anlaşılır olma ilkelerine aykırıdır. Bilanço analizini güçleştirir, yanıltıcı olabilir.
Hata ve hilelerin önlenmesi ve ortaya çıkarılması konusundaki temel sorumluluk işletme yönetimine aittir.
Ancak hata ve hileler mali tablolar hakkındaki denetçi görüşünü etkileyebileceğinden, denetçinin de çalışmasını mali tablolar üzerinde önemli etkileri olabilecek hata ve hileleri ortaya çıkaracak şekilde planlamak ve yürütmekle yükümlüdür.
III- MUHASEBE HATALARINDA DÜZELTME KAYDI:
Muhasebe hataları her zaman düzeltilebilir. Nasıl düzeltileceğinin kuralları bellidir. Vergi Usul Kanunu’nun 217. maddesinde, yanlış kayıtların nasıl düzeltileceği belirlenmiştir.
E-defter uygulamasıyla birlikte uygulama biraz şekil değiştirmiş olabilir ama sonuçta hata düzeltilir.
VUK 217 nci maddesi hükmü aynen aşağıdaki gibidir.
Yanlış kayıtların düzeltilmesi: Madde 217 –
Yevmiye detferi maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Diğer bilümum defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir. Defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmek yasaktır.
[1] Can Kaymak, Muhasebede Yapılan Hata ve Hilelerin Muhasebe ve Muhasebe Denetimi Yönünden Değerlendirilmesi, Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Muhasebe Finansman Bilim Dalı, yayınlanmamış yüksek lisans tezi, İstanbul, 1996, s. 63
[2] Türk Dil Kurumu, http://www.tdk.gov.tr, 12 (Erişim Tarihi: 14 Kasım 2014)
[3] Bozkurt N., (2009), İşletmelerin Kara Deliği Hile Çalışan Hileleri, Alfa Yayınları, İstanbul, s.60.
