Abdullah ÇAVUŞ – BİLGİ & DENEYİM PAYLAŞIM PORTALI “Bilgiye sahip olarak doğmuş birisi değilim. Öğrenmeye çalışıyorum ve Öğretmeyi seviyorum” Konfüçyüs
İlgili Yazılar
DERNEKLERDE ELEKTRONİK ALINDI BELGESİ NEDİR?
(100 SORUDA DERNEKLER KANUNU SORU-85)
Abdullah ÇAVUŞ/E.Vergi Müfettişi- Bağımsız Denetçi
5253 sayılı Dernekler Kanununa 25/3/2020 tarihinde eklenen Ek Madde 2 ile derneklerle ilgili her türlü kayıt ile iş ve işlemin elektronik ortamda da yapılabilir hükmünün yürürlüğe girmesiyle derneklere elektronik ortamda ALINDI BELGESİ düzenleme imkanı getirildi.
I-DERNEKLER KANUNU
5253 sayılı kanunun ek-2.ci maddesinin düzenleme aynen aşağıdaki gibidir.
“Bu Kanun ve 22/11/2001 tarihli ve 4721 sayılı Türk Medeni Kanununa göre derneklerle ilgili her türlü kayıt ile iş ve işlem elektronik ortamda da yapılabilir.
Bu maddede belirtilen kuruluşlarca, İçişleri Bakanlığınca belirlenen iş ve işlemler de elektronik ortamda yapılabilir.
Bu maddenin uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar İçişleri Bakanlığınca çıkarılan yönetmelikle belirlenir. ”
“e-Alındı Belgesi” adıyla Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) içerisinde derneklerin hizmetine sunulan uygulamayla, gelir tahsilinde kullanılan alındı belgelerinin basılması, kontrolü ve dağıtımında yaşanan güçlüğün ortadan kaldırılması, kağıt israfının önlenmesi, hesap verebilir, şeffaf ve etkin bir dernek yönetiminin sağlanması amaçlanmıştır.
Uygulamayla yönetim kurulu tarafından e-alındı belgesi düzenleme yetkisi verilen kişiler, derneğe üye aidatını ödemek veya bağışta bulunmak isteyen kişilerin ad-soyad, TCKN, cep telefonu, varsa e-posta adres bilgilerini DERBİS’e girerek e-alındı belgesini düzenleyebilecektir.
Konu ile ilgili olarak İçişleri Bakanlığının 2020/20 sayılı Genelgesi ile detaylı düzenlemeler yapılmıştır.
Uygulama esasları aşağıdaki gibidir.
II- 2020/20 SAYILI İÇİŞLERİ BAKANLIĞI GENELGESİ
Dernek gelirlerinin tahsilinde kullanılan alındı belgeleri fiziksel ortamın yanında, İçişleri Bakanlığının 2020/20 sayılı Genelgesi ile elektronik ortamda da kolay ve güvenli bir şekilde kullanılabilecektir.
Bu kapsamda; Dernekler Bilgi Sisteminde (DERBİS) güncelleme yapılarak “e-Alındı Belgesi” adıyla yeni bir hizmet sunulmuştur.
e-Alındı Belgesi hizmetini kullanabilmek için; ilk olarak e-Alındı belgesi düzenleme yetkilisi olarak görevlendirilen kişiye, dernek başkanı tarafından Dernekler Bilgi Sisteminde (DERBİS) bulunan “Yetki Belgesi Formu” ekranından e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi veya Yetkililerinin tanımlaması gerekmektedir.
e-Alındı Belgesi Yetkilisi veya Yetkilileri tanımlandıktan sonra, dernek başkanı tarafından DERBİS’te yer alan “e-Alındı Belgesi Gelir Kategorisi Düzenleme” ekranından gelir tiplerinin eklemesi gerekmektedir.
Gelir tiplerinin DERBİS’e kaydedilmesinden sonra, e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi olarak tanımlanan kişi veya üyeler DERBİS’e kendi kullanıcı adı, şifre ve parolası ile giriş yaptıktan sonra dernek adına aldığı bağış veya üye aidatların girişini “e-Alındı Belgesi Düzenleme” ekranından yapabilmektedir.
Bu kapsamda, dernek başkanı veya e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi tarafından kullanılacak olan ekranlar aşağıda gösterilmiştir.
1. Dernek Başkanı
- Yetki Belgesi Formu (e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkisi Tanımlama)
- e-Alındı Belgesi Gelir Kategorisi Düzenleme
- e-Alındı Belgesi Sorgulama
2. e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi
- e-Alındı Belgesi Düzenleme
- e-Alındı Belgesi Görüntüleme
1. Dernek Başkanı Tarafından Yapılan İşlemler
a-) e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkisi Tanımlama
e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkisi; dernek başkanı tarafından Dernekler Bilgi Sistemindeki (DERBİS) Dernek İşlemleri menüsü altında yer alan “Yetki Belgesi Formu” ekranından verilmektedir.
Yetki Belgesi Formu ekranında, e-Alındı Belgesi düzenleme yetkisi verilecek kişi dernek üyesi ise “Üye Seç” butonu ile dernek üyesi değil ise “Kişi Seç” butonu ile yapılabilmektedir.
Yetki Belgesi düzenleme yetkisi verilecek kişi dernek üyesi ise “Üye Seç” butonu ile açılan listeden “Seç” butonuna tıklanarak seçilir.
b-Üye Seç Ekranı
Yetki Belgesi düzenleme yetkisi verilecek kişi dernek üyesi ise “Üye Seç” butonu ile açılan listeden “Seç” butonuna tıklanarak seçilir.
b-) Kişi Seç Ekranı
Yetki Belgesi düzenleme yetkisi verilecek kişi dernek üyesi değil ise “Kişi Seç” butonuna tıklanarak açılan pencerede T.C. kimlik numarası, adı, soyadı ve doğum yılı bilgileri doldurularak doğrula butonuna tıklanır. Doğrulaması yapılan kişinin diğer bilgileri (Meslek, Öğrenim Durumu, Telefon, e-posta adresi) de girilerek “Kişi Seç” butonu ile seçilir.
Yetki belgesi ekranından üye ya da kişi seçimi yapıldıktan ve Yönetim Kurulu Onay Tarihi, Yönetim Kurulu Onay Sayısı, Başlangıç Tarihi, Bitiş Tarihi alanları da doldurulduktan sonra “Kişinin e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi olmasını kabul ediyorum.” kutucuğu işaretlenir. Bu kutucuk işaretlendikten sonra açılan DERBİS Kullanıcı Uyarı Metni okunarak “Okudum ve Devam Et” butonuna tıklanır.
2. SMS Sistemi Aktivasyonu
e-Alındı Belgesi hizmetinde; e-Alındı Belgesi düzenlenen kişi veya tüzel kişiliğin cep telefonuna bilgilendirme SMS’inin gönderilebilmesi için SMS sözleşmesi imzalanması gerekmektedir.
Söz konusu hizmet tüm GSM operatörlerinin anlaşmalı olduğu bir çözüm ortağı tarafından verilmekte olup (05354901446 / 05321384134 / 02166570844) telefon numaralarından konu ile ilgili bilgi alınabilmektedir.
3.Kullanıcı İşlemleri
DERBİS Kullanıcı Uyarı Metni ekranında “Okudum ve Devam Et” butonuna tıklandıktan sonra Kullanıcı İşlemleri bölümü açılır.
Bu alana Yetki belgesi düzenleyecek kişinin cep telefonu, isteğe bağlı olarak e-Posta adresi girildikten sonra Şifre Üret ve Parola Üret butonlarına tıklanarak Kaydet butonuna tıklanır.
Böylece e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi kullanıcısı açılmış olur.
Kaydet butonuna tıklanması ile kullanıcısı açılan kişinin DERBİS’e girebilmesi için şifre ve parolası cep telefonuna gönderilir.
4. e-Alındı Belgesi Gelir Kategorisi Düzenleme (Gelir Tipi Ekleme)
Dernek başkanı tarafından kullanılan ve DERBİS’te Dernek İşlemleri menüsü altında bulunan “e-Alındı Belgesi Gelir Kategorisi Düzenleme” ekranı; derneğe ait gelir tipi oluşturulan ekrandır.
Bu ekran ile derneğin; derneğe özel olarak gelir tipi oluşturmasına imkân sağlanmıştır.
“Gelir Tipi Düzenle” butonuna tıklanarak açılan pencerede Sıra No (Gelir tiplerini sıralamak için verilecek olan isteğe bağlı sıralanacak numaradır.), Gelir Adı (Gelir tipidir. Ör: Bağış, Su Kuyusu, Üye Aidatı, Kurban vb.), Aktif Mi? (e-Alındı belgesi düzenlenirken seçilebilmesi için aktif seçeneğinin işaretli olması gerekmektedir.) alanları doldurularak Kaydet butonuna tıklanır. Kaydedilen gelir kategorileri e-Alındı Belgesi Düzenleme ekranında Gelir Tipi alanında yer almaktadır.
5. e-Alındı Belgesi Sorgulama Ekranı (Dernek adına düzenlenen Bütün e-Alındı Belgelerinin Görüntülenmesi)
Sadece dernek başkanı tarafından kullanılan bu sorgulama ekranı; DERBİS’te Dernek İşlemleri menüsü altında yer almakta olup bu ekranda dernek merkezi ve varsa dernek şubeleri yetkililerince düzenlenen tüm e-Alındı Belgeleri listelenmektedir.
6. e-Alındı Belgesi Düzenleme
DERBİS’te Dernek İşlemleri menüsü altında yer alan e-Alındı Belgesi Düzenleme ekranına sadece, e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi erişebilmektedir.
e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi tarafından; kişi tipinin (şahıs veya tüzel kişilik) seçimi yapılarak şahıs ise yardım yapan kişinin T.C. kimlik numarası ve adı soyadı, tüzel kişilik ise yardım yapan kuruluşun vergi numarası ve tüzel kişilik adı girilir.
Devamında cep telefonu ve isteğe bağlı olarak e-posta adresi ile e-Alındı Belgesi para birimi alanları doldurulur.
Alttaki alanda da gelir tipi (e-Alındı Belgesi Gelir Kategorisi Düzenleme Ekranında tanımlaması yapılan seçenekler görüntülenmektedir.), gelir çeşidi/açıklama (Bağış/üye aidatı veya açıklama), miktar bilgileri girildikten sonra gelir ekle butonuna tıklanır.
Eğer farklı gelir tiplerinden bağış/üye aidatı varsa yine aynı şekilde bu alanlara girilerek gelir ekle butonuna tıklanır. Bilgi girişi yapılan gelirler, “Gelirler” tablosunda görüntülenmektedir. e-Alındı belgesine ilişkin bilgiler kontrol edilerek “Kaydet ve Onayla” butonuna tıklanır.
Tabloda “Kaydet ve Onayla” butonuna tıklandığında açılan e-Alındı Belgesi Onay ekranında (Tablo-13) da “Kaydet ve Onayla” butonuna tıklandığında e-Alındı Belgesi DERBİS’e kaydedilir.
7- e-alındı Belgesinin Gönderilmesi
e-Alındı Belgesinin DERBİS’e kaydedildiğine dair bilgilendirme ekranı (Tablo-14) açıldığı anda e-Alındı belgesi düzenlenen kişi veya tüzel kişiliğin beyan etmiş olduğu cep telefonuna ve beyan edilmiş bir e-postası var ise e-posta adresine düzenlenmiş olan e-Alındı Belgesi gönderilir.
“e-Alındı Belgesi” butonuna tıklandığında kaydedilen e-Alındı Belgesi yan sekmede açılır. “Yeni Giriş” butonuna tıklandığında ise yeni e-Alındı Belgesi girişi için “e-Alındı Belgesi Düzenleme” ekranı açılır.
8. e-Alındı Belgesi Düzenlenen Kişiye Yapılan Bildirimler
e-Alındı Belgesi DERBİS’e kaydedildiği anda e-Alındı belgesi düzenlenen kişi veya tüzel kişiliğin beyan etmiş olduğu cep telefonuna ve beyan edilmiş bir e-postası var ise e-posta adresine düzenlenmiş olan e-Alındı Belgesi gönderilir.
e-Alındı Belgesi düzenlenen kişinin cep telefonuna “06-999-200 kütük numaralı dernek tarafından adınıza düzenlenen e-Alındı Belgesine https://derbis.dernekler.gov.tr/… adresinden ulaşabilirsiniz.” mesajı gönderilir.
Mesaj metninde yer alan linke tıklanarak DERBİS tarafından oluşturulan e-Alındı Belgesi görüntülenebilmektedir.
e-Alındı Belgesi düzenlenen kişinin cep telefonuna “06-999-200 kütük numaralı dernek tarafından adınıza düzenlenen e-Alındı Belgesine https://derbis.dernekler.gov.tr/… adresinden ulaşabilirsiniz. Ayrıca, e-Alındı Belgesi mailadresi@mail.com e-posta adresinize gönderilmiştir. ” mesajı gönderilir.
Mesaj metninde yer alan linke tıklanarak DERBİS tarafından oluşturulan e-Alındı Belgesi görüntülenebilmekte olup aynı zamanda kişinin beyan etmiş olduğu e-posta adresine e-posta gönderilmiştir.
Cep Telefonuna Gönderilen SMS (e-posta Adresi Bildirilmişse) e-Alındı Belgesi düzenlenen kişinin cep telefonuna “06-999-200 kütük numaralı dernek tarafından adınıza düzenlenen e-Alındı Belgesine https://derbis.dernekler.gov.tr/… adresinden ulaşabilirsiniz. Ayrıca, e-Alındı Belgesi mailadresi@mail.com e-posta adresinize gönderilmiştir. ” mesajı gönderilir.
Mesaj metninde yer alan linke tıklanarak DERBİS tarafından oluşturulan e-Alındı Belgesi görüntülenebilmekte olup aynı zamanda kişinin beyan etmiş olduğu e-posta adresine e-posta gönderilmiştir.
9. Doğrulama Kodu
e-Alındı Belgesi düzenlenen kişinin e-posta adresine “06-999-200 kütük numaralı ANKARA TEST DERNEĞİ tarafından adınıza düzenlenen e-Alındı Belgesi ektedir.” örneğinde olduğu gibi bir e-posta metni ve e-posta ekinde de düzenlenmiş olan e-Alındı Belgesi gönderilmektedir. Aynı zamanda belgenin doğrulaması belgenin altında yer alan doğrulama kodu ile www.siviltoplum.gov.tr’den yapılabilmektedir.
10. Düzenlenmiş Olan e-Alındı Belgelerinin Görüntülenmesi
DERBİS’te “Dernek İşlemleri” menüsü altında yer alan “e-Alındı Belgesi Görüntüleme” ekranı ile e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi tarafından sadece kendisinin kaydetmiş olduğu tüm e-Alındı belgeleri görüntülenebilmektedir.
Listede yer alan “e-Alındı Belgesi” üzerine tıklaması durumunda ilgili düzenlenmiş olan e-Alındı Belgesi formu yan sekmede açılır. “Detay” üzerine tıklaması durumunda ise e-Alındı Belgesi Düzenleme ekranı (Tablo-21) açılmakta ve e-Alındı Belgesine ait bilgiler detaylı olarak görüntülenmektedir.
Kaynak:
Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS e-Alındı Belgesi Rehberi.)
