Abdullah ÇAVUŞ – BİLGİ & DENEYİM PAYLAŞIM PORTALI “Bilgiye sahip olarak doğmuş birisi değilim. Öğrenmeye çalışıyorum ve Öğretmeyi seviyorum” Konfüçyüs
İlgili Yazılar
ŞİRKET STOKLARI ÜZERİNDEN YAPILAN YOLSUZLUKLAR
Abdullah ÇAVUŞ/Hile ve Suistimal Denetimleri Uzmanı
İşletme çalışan ve yöneticilerinin şirketlerde yolsuzluk yaptıkları alanlardan birisi de işletme stoklarıdır.
STOK; İşletmelerde satılmak, üretimde kullanılmak veya tüketilmek üzere tedarik edilen ticari mallar ile ilk madde ve malzeme, yardımcı madde, işletme malzemesi, ambalaj malzemesi, yarı mamul, mamul, yan ürün, artık, atık ve hurda gibi varlıklardan oluşan varlıklardır.
Stoklar, ticaret işletmelerinde ticari mallar olarak ve üretim işletmelerinde de ilk madde ve malzeme, yardımcı madde, işletme malzemesi, yarı mamul ve mamul olarak en önemli varlık unsuru olup, bilanço kalemleri içinde de ağırlığı olan hesap kalemini oluşturmaktadır.
İşletme varlıkları içerisinde en yüksek paya sahip olan stokların Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkelerine, Muhasebenin Temel Kavramlarına, Uluslararası ve Ulusal Muhasebe Standartları ile vergi mevzuatına uygun olarak kayıtlara alınıp, alınmadığının, değerleme ölçülerine uygun olarak değerlenerek finansal tablolarda dürüst bir biçimde raporlanıp, raporlanmadığının araştırılması stok hesaplarının denetiminde temel amacı oluşturmaktadır.
Stok hileleri kapsamında bu varlıklar şirket çalışanlarının veya yöneticilerinin özel çıkarları için kullanılıyor ancak mülkiyeti hala şirkette bulunuyorsa bir nevi ödünç alma veya amaç dışı kullanım söz konusudur. Şirket yolsuzluğuna göre olumsuzluk daha düşük bir seviyededir.
Konumuz olan şirket yolsuzluklarının konusu olarak stokları inceleyelim.
1- Stokların (Varlıkların) Çalınması:
İşletme varlıkları çalınma yoluyla haksız olarak el değiştirir. Şirket yolsuzlukları genelde beyaz yakalılarca işlendiğinden bu tip adi suçlara pek rastlanmaz. İşlenen suçun maskelenmesi veya gizlenmesi mümkün değilse ve kanun doğrudan doğruya çiğneniyor ise genelde beyaz yakalılar bu tip eylemlere girişmezler. Varlıkların çalınmasında eylemi gerçekleştiren işletme varlıklarını kimseye görünmeden veya yakalanmadan alarak işletme sınırları dışına çıkartır.
2- Stoklardan Kayıt Dışı Olarak Yapılan Satışlar:
İşletme varlıkları işletme kayıtlarına girmeksizin veya fatura kesilmeksizin satılır. Varlık satışı iç kontrol sisteminde yer alsa bile daha sonra bu kayıtlar hiçbir iz kalmayacak şekilde silinir. Varlık sayımları veya stok kontrolleri düzenli ve dikkatli olarak yapılmıyorsa işletme varlıkları bu şekilde nakde dönüştürülerek yolsuzluk gerçekleştirilmiş olur.
3- Malzeme Talep ve Transferlerinde Yolsuzluklar:
İşletmeye gelen talepler veya işletmenin yaptığı mal transferleri işletme varlıklarının haksız ediminin sağlayacak şekilde veya haksız menfaat elde edilmesine cevaz verecek biçimde manipüle edilebilir. Malzeme talepleri değiştirilerek örneğin daha ucuz bir mal yerine daha kaliteli bir mal düşük fiyattan gönderilebilir. Benzer şekilde ucuz bir mal sevkiyatı yapılması gerekirken daha kaliteli bir mal transfer edilerek şirket yolsuzluğu meydana getirilebilir.
4- Stoklara Ürün Girişinde Yapılan Yolsuzluklar:
Gelen stoklar ya kayıtlara hiç alınmadan satılır yada kayıtlarda satışı zor olan stok kalemleri gibi gösterilir. Gelen stoklarla ilgili sık görülen bir yolsuzluk türü de paravan şirketler üzerinden alım yapılarak fiyatların % 10 gibi bir oranda şişirilmesidir.
5- Stok Sayım Sonuçlarını Değiştirme:
Stok kayıtlarında dikkati çekmeyecek olan kayıtlar stok sayımlarında gösterilmeyerek şirket yolsuzlukları bu varlıklar üzerinden gerçekleştirilir. Stok sayımlarının yılda bir yapıldığı işletmelerde stok sayımlarındaki uygunsuzluklar genellikle normal karşılanır. Çürüyen, bozulan, satılan, iade olan mal sirkülasyonunun yüksek olduğu işletmelerde yılda bir yapılan sayımlarda bir takım uygunsuzluklar görülmesi normaldir.
Şirketlerde stok yolsuzlukları ile mücadele edebilmek için uygun bir depo yerleşim planı hazırlanması, stok politikaları belirlenmesi, stok ve zimmet kayıtlarına ilişkin etkin bir iç kontrol sistemi oluşturulması ve düzenli stok sayımları yapılması önerilebilir. Depoda çalışanların öz geçmişlerinin iyi araştırılması, güvenilir kişilerden seçilmesi de önerilir. Burada klasik bir tartışma olan sisteme mi insana mı güvenmek gerekir konusunu ele alalım. Elbette her zaman sisteme güvenmek gerekir.
Sistem bir şekilde güvenli olarak inşa edildiğinde çalışanlara yolsuzluk yapma fırsatı vermez. Bu demek değildir ki sistem mükemmeldir ve hiçbir şekilde aşılamaz. Sistemlerin aşılması, açıklarının bulunması mümkündür ancak sistemler yolsuzlukla mücadele mantığı ile dizayn edilir ve belli dönemlerde revize edilerek yenilenirse yolsuzluk riski azalacaktır. Ayrıca sistemde çalışacak insan kaynaklarının seçiminde yine de titizlik gösterilmelidir.
6- Stok Yolsuzlukların Tespit ve Önlenmesine Yönelik Öneriler:
Şirketlerde yaşanan yolsuzluklar içinde; STOK yolsuzlukları çok önemli bir yer tutmaktadır.
Anılan nedenler ile şirketlerin belirli dönemler itibariyle fiziki sayım yaptırarak sayım sonuçları ile muhasebe kayıtları arasında mutabakat sağlaması, aynı zamanda stok sayımını gözlemlemesi, defter kayıtları ile sayım sonuçları arasında önemli farkların bulunması halinde, düzeltici kayıtların yapılmasını sağlaması, konsinye verilen stokların işletmenin stokları arasına dahil edilmiş, konsinye alınan stokların ise stoklar arasına dahil edilmemiş olduklarını saptaması gerekmektedir.
Bunların yanında 1994 yılında Taylor ve Glezen, tarafından yapılan bir yayında stokların denetiminde dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıdaki gibi tespit edilmiştir.
a- Stoklarla ilgili yapısal ve kontrol risklerinin değerlendirilmesi ve test edilmesi ve iç kontrol yapısının anlaşılmasının sağlanması,
b-Yılsonunda stok sayımının gözlemlenmesi ve kayıt prosedürlerinin kesin ve doğru stok sonucuna ulaşılmasında yeterli olup, olmadığının tanımlanması,
c- Stokların varlığı ve gerçekliğinin fiziki olarak doğrulanması,
d-Yılsonunda stok sayımının gözlemlenmesi sırasında son beş yıldaki nakliye ve mal alımı belgelerinin kayıt numaraları ve stok sevkiyatına ilişkin belgelerin doğruluğunun test edilmesi,
e-Stokların gözlemlenmesi sırasında satılamayan, kullanılmayan, sürümü az olan (yavaş hareket eden) veya artan stoklar hakkında araştırma veya soruşturma yapmak,
f- Stokların fiziki sayımı öncesi ve sonrasında tüm stok etiketlerinin ön numaralandırılmasının yapılması ve karşılaştırılması,
g- Depo işlemlerinin test edilmesi ve son stok listelerinin kopyalarının elde
edilmesi,
h- Stok sayımı yapan kişilerin hak ve sorumluluklarını gösteren kurul kararlarının, bankalar veya diğer kreditörler tarafından alınan doğrulamaların gözden geçirilmesi,
ı- Satın alma, yükleme, üretim ve satışlarla ilgili stok hesaplarına analitik prosedürlerin eklenmesi ve bir önceki yıl bütçe ve hesapları ile karşılaştırılması.
