Abdullah ÇAVUŞ – BİLGİ & DENEYİM PAYLAŞIM PORTALI “Bilgiye sahip olarak doğmuş birisi değilim. Öğrenmeye çalışıyorum ve Öğretmeyi seviyorum” Konfüçyüs
İlgili Yazılar
DERNEKLERDE İÇ DENETİM SÜRECİ VE RAPORLAMA NASILDIR?
(100 SORUDA DERNEKLER KANUNU SORU-40)
Abdullah ÇAVUŞ/E.Vergi Müfettişi-Bağımsız Denetçi
Yeni Dernekler Kanunu ile denetim kuruluna dernek denetimi hakkında verilen yetkiler genişletilmiştir.
5253 Sayılı Derkler Kanunun 9. Maddesine göre; Derneklerde iç denetim esastır. Genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir.
İçişleri Bakanlığı dış denetimin kontrol altına alınması ve kolaylaştırılması için, iç denetime daha fazla ağırlık vererek örnek bir iç denetim raporu paylaşmıştır.
Bu örnek rapor içerikleri yazımızın aşağıdaki kısmında detaylı olarak paylaşılmaktadır.
Dernek iç denetimi genel kurul, yönetim kurulu ve bağımsız kuruluşlarca yapılabilir.
Fakat iç denetim konusunda sorumluluk denetim kurulu üyelerine aittir.
Denetim kurulu en az 3 asil ve 3 yedek üyeden meydana gelebilir.
Denetim kurulu, dernek defterlerinin kanun ve esaslara uygun tutulup tutulmadığı, dernek gelir ve gider hesaplarının denetlenmesi ve diğer bazı yönetim süreçlerini denetler.
Daha sonra bu faaliyetlerin sonuçlarını rapor halinde yönetim kurulu ve toplandığında genel kurula sunar.
Düzenlenen bu rapor dernek iç denetim raporu olarak adlandırılır.
Dernek tüzüğünde yer alan usul ve esaslara göre yılı geçmemek şartıyla Dernek iç denetim raporu oluşturması 2020/21 Sayılı genelge ile zorunlu hale getirilmiştir.
I-DERNEKLERDE İÇ DENETİM
İç denetim, sivil toplum kuruluşlarında şeffaflığı ve hesap verilebilirliği arttırmak amacıyla 5253 sayılı kanunla derneklerde yapılması zorunlu kılınmıştır.
Konuya ilişkin kanuni düzenleme dernekler kanunu 9.cu madde ile yapılmıştır.
Madde metni aynen aşağıdaki gibidir.
İç denetim
Madde 9- Derneklerde iç denetim esastır. Genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
Denetim kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.
Denetim kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur.
Madde hükümlerinden görüleceği üzere;
Dernek iç denetim raporu; genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kurulu üyeleri tarafından düzenlenebileceği gibi, dışarıdan bağımsız bir denetim firmalarına da yazdırılabilmektedir.
Burada esas olan derneğin tüzükte yer alan amaç ve kanunlara göre hareket edip etmediğini ve tutulan defter ve diğer dernek faaliyetlerinin kanun ve esaslarına uygun olup olmadığını denetlemektir. Yılda en az 1 kere iç denetim yapmak zorunludur.
5253 Sayılı Derkler Kanunun 9. Maddesine göre; Derneklerde iç denetim esastır. Genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir.
Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
Denetim kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve BİR YILI GEÇMEYEN aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.
Denetim kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur.
II- DERNEK İÇ DENETİMİNE İLİŞKİN 2020/21 SAYILI GENELGE
Dernek tüzüğünde yer alan usul ve esaslara göre yılı geçmemek şartıyla Dernek iç denetim raporu oluşturması 2020/21 Sayılı genelge ile zorunlu hale getirilmiştir.
Genelge Hükümleri aynen aşağıdaki gibidir.
“Sivil toplum kuruluşlarının şeffaf ve hesap verilebilir olması, iç denetim sisteminin oluşturulması ve bu sistemin etkin olarak yürütülmesi ile yakından ilişkilidir. 5253 sayılı Denekler Kanunun 9 uncu maddesinde; iç denetimin esas olduğu, derneklerin genel kurulu, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabileceği, denetim kurulları tarafından derneğin tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediği, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığı konularında denetim yapılacağı ve bu denetimlerin dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre bir yılı geçmeyen aralıklarla yapılması, denetim sonuçlarının bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunulması gerektiği hüküm altına alınmıştır.
Adı geçen Kanunda yer alan düzenlemeler gereğince, denetim kurulu derneğin yalnızca gelir ve giderlerini değil, tüm faaliyetlerinin mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olup olmadığını denetlemekle yükümlüdür. Denetim kurulu bu görevini dernek tüzüğünde belirtilen sürelerde yapar, ancak dernek tüzüklerinde bu süre bir yıldan daha fazla olarak belirlenemez. Dernek tüzüğünde üç ay veya altı ayda bir denetim yapılacağı ve benzeri şeklinde düzenleme yapılmışsa, denetim kurulunun bu sürelere uygun olarak denetim yapması ve yapılan her denetim sonucunda bir rapor düzenlemesi, yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunması gerekmektedir.
Derneklerde şeffaflık ve hesap verebilirliğin sağlanması ve iç denetimlerinin daha etkin yürütülmesinde derneklere tavsiye edilmek üzere “Dernek İç Denetim Raporu Örneği” hazırlanmıştır. Dernekler tarafından iç denetim raporuna istenilen soru ve bölümlerin eklenmesi veya söz konusu raporun değişik şekillerde hazırlanması tabiidir.
Derneklere tavsiye edilmek üzere hazırlanan Dernek İç Denetim Raporu Örneği Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün www.siviltoplum.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır.
Bakanlığımızca yayımlanan 11/05/2009 tarihli ve 2009/45 sayılı genelge yürürlükten kaldırılmıştır.”
III- İÇ DENETİM RAPORU İÇERİKLERİ NELERDİR?
Dernek iç denetim raporu oluştururken, İçişleri Bakanlığı tarafından yayınlanmış olan örnek raporda yer alan aşağıdaki soruları denetim raporuna ekleyebilir ve arttırabilirsiniz.
Ancak burada önemli olan kısım deneti raporu oluşturmak değildir. Dernekler kanununda belirtilen esaslara ve hükümlere göre denetimi doğru yapmaktır.
Aksi taktirde denetlendiği halde fark edilmeyen usulsüzlüklerden ve verilecek cezalardan sorumlu tutulacaksınız.
Dernek iç denetim raporunun giriş kısmına öncelikle; derneğin adı, kütüğü, yerleşim yer adresi, bir önceki denetim tarihi, denetimin kapsadığı dönem ve denetim yapan kurulun adı yer alır.
Alt kısımda ise aşağıda olduğu gibi denetimde incelenecek olan hususlara yer verilir.
1-Dernek Üyelik İşlemleri Denetlenmesi:
Üyelik başvurularının yazılı olarak yapılıp yapılmaması, yapılan üyelik başvurularının 30 gün içinde değerlendirmeye alınması, sonucun üyeye bildirilmesi ve üye olanların bilgilerinin 45 gün içinde il sivil toplum müdürlüğüne bildirilip bildirilmediği denetlenir.
2-Genel Kurul Toplantısı Denetimi:
Genel kurulun zamanında yapılması, hazirun listesinin düzenlenmesi, katılma hakkı bulunan üyelerin listede olması ve 15 önceden çağrı yapılıp, yapılmadığı ve toplanda işleyişi ile ilgili bir çok detay denetlenir.
3-Dernek Faaliyetlerinin Denetlenmesi:
Dernek tüzüğünde yer alan amaçları gerçekleştirmek üzere faaliyetlerde bulunmuş mu ya da bulunmuş olduğu faaliyetler anayasa çerçevesinde suç unsuru oluşturuyor mu?
4-Yurtdışından Yardım Alma ve Faaliyetler:
Derneğin yurtdışından ayni ya da nakdi yardım alması, yardımın banka kanalları üzerinden yapılması, yapılan yardımların amacına ve kanun kapsamına uygun olup olmadığı denetlenir.
5-Derneğin Defterlerinin Denetimi:
Dernek defterlerinin usulüne uygun tutulması konusunda yapılacak denetimleri içerir. Bunun için karar defteri, işletme defteri, evrak kayıt defteri, üye kayıt defteri ya da dernek bilanço hesabına göre kayıt tutuyorsa yevmiye ve büyük defterin denetiminin yapılması gerekir.
6-Dernek Giderlerinin İncelenmesi:
Dernek kaynaklarının giderleri tüzükte yer alan amaca uygun bir şekilde harcanması, harcama belgelerinin kaydı, bedelsiz mal dağıtımı, hesap tabloları ile karşılaştırılması gibi konularda denetim yapılır.
7-Alındı Belgelerinin Denetlenmesi:
Dernek tarafından bastırılan alındı belgelerinin usulüne uygun batırılması, ciltlenmesi, sayman tarafından tutanak ile teslim alınması, gelirlerin toplanmasında alındı belgesinin düzenlenmesi, yetki belgelerinin düzenlenmesi ve sürelerinin kontrol edilmesi denetime tabi olur.
8-Dernek Lokalinin Denetlenmesi:
Dernek lokalinin izin belgesi, sorumlu müdürün tayini, müdür değişikliğinin dernekler birimine bildirimi, kimlik kartlarının kontrolü, dışarıdan üye olmayanların alınıp alınmaması gibi durumlar dernek iç denetim raporu maddelerin yer almalıdır.
9-Dernek Sandığının Denetimi:
Derneğin sandığı varsa, yönetmeliğe uygun olarak kurulması, sandık organlarının oluşturulması, sandık genel kurulların zamanında yapılması ve sandığa ait tutulan defterler iç denetime tabidir.
10-Beyanname Denetlenmesi:
Beyannamelerin usulüne uygun bir şekilde yılın ilk 4 ayını geçmeyecek şekilde DERBİS üzerinden ya da il dernekler müdürlüğüne teslim edilip, edilmediği denetlenir. (Dernek Beyannamesi)
11-Dernek Projelerinin Denetlenmesi:
Dernek tarafından yürütülen projelerin Dernekler Yönetmeliği 91. madde kapsamında belirtilen usullere uyup uymadığı belirlenir.
12-Üst Kuruluş Üyeliği:
Dernekler herhangi bir federasyon ya da konfederasyona üye midir? Üye ise dernek tarafından yetkili belirleme aşamasında alınmış kararların usule ve dernek tüzüğüne uygunluğu iç denetim raporunda yer alır.
13-Derneğin Taşınmaz Malları:
Derneğin taşınmaz mallarının olup olmadığı, dernekler müdürlüğüne Ek-26 formu ile bildirilmesine ve taşınmaz malların amacı doğrultusunda kullanılmasına bakılır.
14-Dernek Yayınları:
Derneğe ait sürekli ya da aralıklı yayın yapan organların olması, bu organlar için sorumlu müdür atanması ve yönetmeliğe uygun olması denetlenir.
15-Dernek İktisadi İşletmesinin Denetlenmesi:
Derneğin ticari faaliyetlerinin bulunması durumunda, Kurumlar Vergisi usullerine uygun işletilip işletilmediği, ücretli çalışanların SGK durumu, mevzuata aykırı durumların oluşup oluşmadığı incelenir. (Dernek İktisadi İşletmesi)
16-Dernekler Kanununa ve Yönetmeliğine Uygunluk:
Denetim maddeleri içinde yer almayıp dernekler kanunu ve dernekler yönetmeliğinde yer alan ve anayasa hükümlerine aykırı faaliyetler içinde bulunup, bulunulmadığı denetime tabidir. (Dernek Cezaları)
17-Yardım Toplama İzni:
Dernekler yardım toplayacaksa ilçe sınırları içerisinde Kaymakamlıktan, farklı il bölgelerinde yardım toplayacaksa valilikten izin alır. Yardım toplama izninin alınması, yardım karşılığı verilecek makbuzlar, dernek tarafından satılacak biletler ve tüm bunların hesap kayıtlarına geçmesi detaylı bir şekilde denetlenmelidir.
18-Dernek Hesap Tablosu:
Derneğin mali bilgilerinin yer aldığı hesap tablosu, denetim raporunun sonunda yer alır. Borç, alacak ve kasada bulunan mevcut sadeleştirilip, genel toplam olarak sunulur.
19-Önceki Dönem Denetimi:
Bir önceki yapılan denetimde, eleştirilen eksikliklerin düzeltilip, düzeltilmediğine yer verilir.
20-Tenkit ve Öneri Raporu:
Son olarak denetim yapan kurul tarafından dikkat edilmesi gereken hususlar konusunda uyarıda ve tavsiyede bulunulur.
Yukarıda maddeler halinde ve özet şeklinde sıralanmış olan dernek iç denetim raporu unsurları yazıldıktan sonra 3 kurul üyesi tarafından ad, soyad ve imza atılır.
Bu belgeden 2 adet düzenlenip, biri yönetim kuruluna, diğer genel kurulu sunulur.
Eğer suç unsuru bulunan herhangi bir usulsüzlük bulunursa, il dernekler müdürlüğüne ve ilgili mercilere bildirilir.
