Abdullah ÇAVUŞ – BİLGİ & DENEYİM PAYLAŞIM PORTALI “Bilgiye sahip olarak doğmuş birisi değilim. Öğrenmeye çalışıyorum ve Öğretmeyi seviyorum” Konfüçyüs
İlgili Yazılar
DERNEKLERDE OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL SÜRECİ NASILDIR?
(100 SORUDA DERNEKLER KANUNU SORU-56)
Abdullah ÇAVUŞ/E.Vergi Müfettişi-Bağımsız Denetçi
Genel kurul derneğe üye kişiler tarafından oluşur. Derneklerde genel kurul toplantıları olağan genel kurul toplantıları ve olağanüstü genel kurul toplantıları olmak üzere 2 şekilde olmaktadır.
Derneklerin Olağan Genel Kurulları ile Elektronik ortamda yapabilecekleri genel kurulları hakkında daha önceki yazılarımızda detaylı bilgiler vermiştik.
İş bu yazımıza DERNEKLERDE OLAĞANÜTÜ GENEL KURUL sürecini ve sebeplerini anlatmaya çalışacağız.
I- MEVZUATTAKİ YERİ
Konuya ilişkin olarak Türk Medeni Kanunu 75.ci maddesi ile Dernekler Yönetmeliği 13. Maddelerinde düzenlemeler bulunmaktadır.
Konuya ilişkin olarak Türk Medeni Kanunu 75.ci maddesi aynen aşağıdaki gibidir.
Olağanüstü toplantı
Madde 75- Genel kurul, yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hâllerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı başvurusu üzerine, yönetim kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılır.
Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine, sulh hâkimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.
Genel kurul süresi ile ilgili olarak; Türk Medeni Kanunun 74.cü maddesinin ikinci fıkrasında “Olağan genel kurul toplantılarının en geç üç yılda bir yapılması zorunludur.” Hükmü bulunmaktadır.
Keza Dernekler Yönetmeliği 13. Maddesinde de; DERNEKLERİN 3 yılda bir GENEL KURUL yapacakları hüküm altına alınmıştır.
Bununla birlikte genel kurul süreleri dernek tüzüklerinde tespit edilmekte olup daha kısa sürelerde genel kurul yapılması da imkan dahilindedir.
Olağanüstü Genel Kurula ilişkin hükümlerde Dernekler Yönetmeliği 13/b maddesinde yapılmıştır.
Buna göre; “Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır.”
Hükmü ile Olağanüstü genel Kurula işaret edilmiştir.
Madde metninden görüleceği üzere Olağanüstü Genel Kurul 3 şekilde toplanmaktadır.
- DERNEK YÖNETİM KURULUNUN ÇAĞRISI
- DERNEK DENETLEME KURULUNUN ÇAĞRISI
- ÜYELERİN BEŞTE BİRİNİN YAZILI İSTEĞİ
II-OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL SÜRECİ
Derneklerin olağanüstü genel kurul süreçleri de olağan genel kurul gibidir.
Burada sadece çağrıyı yapan organdan kaynaklı bazı farklılıklar bulunmaktadır.
Bunları aşağıda ayrı ayrı incelemeye çalışacağız
1-YÖNETİM KURULUNUN OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL DAVETİ
Yukarıda verilen mevzuatta genel kurulun en fazla 3 yılda bir yapılacağına dair hükümler bulunmaktadır
Örnek dernek tüzüğünde de bu süre 3 yıl olarak tespit edilmiştir.
Bu sürelerden önce yönetim kurulunun çeşitli sebeplerle genel kurulu olağanüstü toplantıya çağırması mümkündür.
Çağrı usulü aşağıdaki gibidir.
Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler.
Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler; en az on beş gün önceden, toplantının günü, saati, yeri ve gündemi en az bir gazetede veya derneğin internet sayfasında ilan edilmek, yazılı olarak bildirilmek, üyenin bildirdiği elektronik posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj gönderilmek veya mahalli yayın araçları kullanılmak suretiyle toplantıya çağrılır.
Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir.
İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.
Toplantı, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur.
İkinci toplantının, geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur.
Üyeler ikinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağrılır. Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.
2- DERNEK ÜYELERİNİN BEŞTE BİRİNİN YAZILI ÇAĞRISI İLE OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL
Medeni Kanunun 5.ci maddesinde” Genel kurul, yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hâllerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı başvurusu üzerine, yönetim kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılır.
Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine, sulh hâkimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.”
Amir hükmü bulunmaktadır.
Bu hükümden hareketle; Genel kurul dernek üye sayısının 5’de 1 çoğunluğunun yazılı başvurusu üzerine yönetim kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılır.
Başvuru açısından yalnızca yazılılık şartı getirildiği için yazılılığın niteliği ve konu anlamında bir sınırlama düzenlemiş değildir.
Bu hususta imzalarıyla yazılı bir başvurunun yeterli kabul edilmesi gerekmekte olup başvuruculardan her birinin resmi yolla imza tasdiki yapılmasını gerektirir nitelikli bir unsur kanunda geçmemektedir.
Ancak ispat açısından sorun yaşamamak adına noter aracılılığı bildirim yapmakta fayda vardır.
Dernek yönetim kurulu tarafından olağanüstü toplantı çağrısının reddedilmesi ya da 30 gün içinde cevap verilmemesi halinde üyelerden her biri; sulh hakiminden dernek üyelerinden 3 kişinin seçilmesini ve seçilen üyelere derneği olağanüstü genel kurula çağrı yetkisi verilmesi talep edilebilir.
Bu şekilde seçilen üç üye derneği olağanüstü genel kurul tarihi belirler ve tüm üyelere bildirir.
4-DENETİM KURULUNUN OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL DAVETİ
Dernelerde Olağanüstü genel Kurul ile ilgili düzenlemelerin olduğu Türk medeni kanunun 74. Maddesi ile dernekler yönetmeliğinin 13/b maddelerinde DENETİM KURULLARININ dernekleri olağanüstü genel kurula götürebileceğine dair düzenlemeler bulunmaktadır.
Bu hükümlerden hareketle; Dernek Denetim Kurulunun görevleri örnek dernek tüzüğünün 11.maddesinde aşağıdaki gibi belirlenmiş olup son cümlesinde DENETLEME KURULUNUN gerektiğinde genel kurulu toplantıya çağırma yetkisinin bulunduğu burada da tekrar edilmiştir.
Denetim Kurulunun Görev ve Yetkileri
Denetim kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.
Denetim kurulu, gerektiğinde genel kurulun toplantıya çağrılmasını isteyebilir.
III-GENEL KURUL TOPLANTISINDAN ÖNCE YAPILACAKLAR
Genel Kurul yapılmadan önce birtakım hazırlıklar yapılmalıdır.
Bunları şu şekilde özetleyebiliriz.
- Yönetim Kurulu, karar defterinde en az 20 gün öncesinden Genel Kurul kararı almalı. (Gündem maddeleri belirlenmeli)
- Üyelere en az 15 gün önceden Duyuru yapılmalı ( Gazete ilanı, Web sitesi duyurusu, e-mail, SMS, elden tebliğ gibi)
- Hazirun Listesi hazırlanmalı (Tüm üyelerin ismi yazılı olmalı ve imza yeri açılmalı )
- İç Denetim Raporu hazırlanmalı
- Faaliyet Raporu hazırlanmalı
- Mali Gelir-Gider Tablosu hazırlanmalı
- Oy pusula ve zarfı hazırlanmalı
- Başka Gündem maddesi varsa belgeleri hazırlanmalı
IV-GENEL KURUL SONRASI YAPILACAKLAR
Dernekler, Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen KIRKBEŞ GÜN içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren ve Dernekler Yönetmeliği Ek-3’te yer alan “Genel Kurul Sonuç Bildirimi” formunu doldurarak merkezinin bulunduğu mülki idare amirliğine vermeleri gerekmektedir.
Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; genel kurul toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şekli, her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli, bu fıkrada belirtilen süre içinde ve bir yazı ekinde mülki idare amirliğine verilmelidir.
Dernekler yönetmeliği 96.cı maddesine göre; Kamuya Yararlı Dernek Statüsü bulunan dernekler ile bilanço usulü esasına göre defter tutan dernekler genel kurul sonuç bildirimlerini DERBİS sistemi üzerinden vermek zorundadır.
Diğer dernekler ise merkezinin bulunduğu mülki idare amirliğine verebilecekleri gibi, istekleri halinde Dernekler Yönetmeliğinin 96’ncı maddesindeki şartları yerine getirerek DERBİS sistemi üzerinden de verebilirler.
