Abdullah ÇAVUŞ – BİLGİ & DENEYİM PAYLAŞIM PORTALI “Bilgiye sahip olarak doğmuş birisi değilim. Öğrenmeye çalışıyorum ve Öğretmeyi seviyorum” Konfüçyüs
İlgili Yazılar
Dernekler kanunun ek 2’nci maddesi uyarınca dernekler, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda da yapabilirler.
Dernekler elektronik ortamda yapılacak genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını bakanlık bilgi teknolojileri genel müdürlüğü tarafından uygun görülüp onaylanan elektronik sistemler üzerinden yapabilirler.
5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun ek 2’nci maddesi ve dernekler yönetmeliğinin 15/a maddesinde yer alan hükümler uyarınca derneklerin elektronik ortamda genel kurul ve yönetim kurulu toplantısı yapabilmesine imkân tanınmıştır.
4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’nda, 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nda, Dernekler Yönetmeliğinde ve derneklerin kendi tüzüklerinde yer alan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının fiziki ortamda gerçekleştirilmesine yönelik bütün usul ve esaslar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir.
Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları fiziksel ortamda tutulan yönetim kurulu karar defterinden ayrı olarak tarih ve sıra sayısı ile elektronik ortamda saklanacaktır.
Konuya ilişkin mevzuat ve yazılım sistemin özellikleri ve sistemin güvenliğine ilişkin bilgiler aşağıdaki gibidir.
I- MEVZUAT
1- Dernekler Kanunu Ek 2.ci Maddesi
Madde metni aynen aşağıdaki gibidir.
Bu Kanun ve 22/11/2001 tarihli ve 4721 sayılı Türk Medeni Kanununa göre derneklerle ilgili her türlü kayıt ile iş ve işlem elektronik ortamda da yapılabilir.
(Ek fıkra:21/11/2024-7533/33 md.) Bu maddede belirtilen kuruluşlarca, İçişleri Bakanlığınca belirlenen iş ve işlemler de elektronik ortamda yapılabilir.
Bu maddenin uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar İçişleri Bakanlığınca çıkarılan yönetmelikle belirlenir.
2-Dernekler Yönetmeliği15/A Maddesi
Genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılması
Madde 15/A – (Ek:RG-21/10/2021-31635)
Kanunun ek 2 nci maddesi uyarınca dernekler, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda da yapabilirler.
Dernekler elektronik ortamda yapılacak genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını Bakanlık Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülüp onaylanan elektronik sistemler üzerinden yapabilirler. Söz konusu sistemlere işlenecek veriler, 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun ilgili hükümlerine uygun olarak işlenir ve muhafaza edilir.
Genel kurul yapılmasına ilişkin alınan yönetim kurulu kararında ve genel kurul ilanında genel kurulun hangi yöntemle yapılacağı belirtilir. Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları fiziksel ortamda tutulan yönetim kurulu karar defterinden ayrı olarak tarih ve sıra sayısı ile elektronik ortamda saklanır.
Kanunda, Türk Medeni Kanununda, bu Yönetmelikte ve derneklerin kendi tüzüklerinde yer alan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının fiziki ortamda gerçekleştirilmesine yönelik bütün usul ve esaslar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir. Elektronik ortamda gerçekleştirilen toplantılara ilişkin her türlü bilgi, belge ve kayıt dernek tarafından muhafaza edilir.
Elektronik ortamda yapılacak dernek genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına katılacak üyeler sisteme, güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak giriş yaparlar. Kullanılacak elektronik sistemlerin, fiziki ortamda yapılan toplantılardaki divan oluşturma, oylama, söz alma, önerge verebilme ve benzeri tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine; yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekmektedir.
Fiziki ortamda gerçekleştirilen toplantıların mevzuata aykırı yapılması durumunda uygulanan yaptırımlar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir.
II- E-GENEL KURUL ALTYAPISI KONUSUNDA YETKİLENDİRİLEN FİRMA
İçişleri Bakanlığı tarafından an itibariyle KAM BİLGİ TEKNOLOJİLERİ A.Ş. isimli firma Elektronik Genel Kurul ve Yönetim Kurulu altyapısını kurmak konusunda ile yetkilendirilmiş bulunmaktadır.
Firmanın iletişim bilgileri aşağıdaki gibidir.
Telefon : +90 0312 911 44 55 – +90 (0541 629 44 45)
İnternet Sitesi : http://ekurul.com
e-Posta Adresi: destek@kambilgi.com.tr
Firma web sitesindeki bilgiye göre DERNEKLER için firma tarafından iki ayrı istem geliştirilmiştir.
1-Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS)
2-Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi (EYKS)
III- SİSTEMİN GÜVENLİĞİ
Söz konusu sistemlere işlenecek veriler, 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun ilgili hükümlerine uygun olarak işlenir ve muhafaza edilir.
Elektronik ortamda yapılacak dernek genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına katılacak üyeler sisteme, güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak giriş yaparlar.
Kullanılacak elektronik sistemlerin, fiziki ortamda yapılan toplantılardaki divan oluşturma, oylama, söz alma, önerge verebilme ve benzeri tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine; yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekmektedir.
Kullanılabilecek iki faktörlü kimlik doğrulama yöntemleri aşağıdaki gibidir.
• Kullanıcı adı, şifre ve SMS OTP
• Elektronik İmza
• T.C. Kimlik Kartı
• Yabancı Kimlik Kartı
• Parmak izi, Yüz tanıma benzeri biyometrik kimlik doğrulama yöntemlerinden en az ikisi
olmalıdır.
IV- YAZILIMIN İÇERİĞİ
YAZILIM, elektronik ortamda yapılan toplantılardaki en az şu aktiviteler sunulacaktır:
- En az çift faktörlü kimlik doğrulama (MFA),
- Görüntülü görüşme,
- Divan oluşturma,
- Oylama,
- Söz alma,
- Söz verme,
- Soru sorma,
- Anket yapma,
- Toplantıdan çıkartma,
- Kurul kararlarının elektronik olarak imzalanması,
- Önerge verme
- Söz verme,
- Soru sorma,
- Anket yapma,
- Toplantıdan çıkartma,
- Kurul kararlarının elektronik olarak imzalanması,
- Önerge verme
- Tutanak oluşturma
YAZILIM, yeni toplantı planlamak ve planlanmış toplantıları takvim üzerinde görüntüleyerek yönetimini sağlamak adına yönetim paneline sahip olmalıdır.
Moderatör, Bilgi İşlem Yöneticileri için, Admin panel, Kullanıcı Yönetim, Oda Yönetimi gibi dashboardlar üzerinden kolay yönetimi sağlayacak tool’lar bulunmalıdır
SİSTEM KURULUM SÜREÇLERİ BİR SONRAKİ YAZIMIZIN KONUSU OLACAKTIR.
