Abdullah ÇAVUŞ – BİLGİ & DENEYİM PAYLAŞIM PORTALI “Bilgiye sahip olarak doğmuş birisi değilim. Öğrenmeye çalışıyorum ve Öğretmeyi seviyorum” Konfüçyüs
İlgili Yazılar
KOOPERATİFTE TUTULACAK DEFTERLER VE TASDİK DURUMLARI
ABDULLAH ÇAVUŞ-Bağımsız Denetçi
GÜLCAN ŞİMŞEK ÇAVUŞ-Bağımsız Denetçi
Kooperatifler, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca bir ticaret şirketidir. Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır.
Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.
Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.
Kooperatiflerin tutacakları defterlere ilişkin 6102 sayılı Türk Ticaret kanunun 64.cü maddesi ve 213 sayılı vergi usul kanunun 182-183.cü maddelerinde özel düzenlemeler yapılmıştır.
Buna göre Kooperatiflerin tutacakları defterler aşağıdaki gibidir.
I-TUTULACAK DEFTERLER
Kooperatifler Ticaret Şirketi hükümlerine tabi olup Kurumlar Vergisi Kanunu 1 ve 2.ci maddeleri uyarınca kurumlar vergisi mükellefidirler.
kurumlar vergisi mükellefi olan Kooperatifler 213 sayılı Vergi Usul Kanunun 176 ve 177.ci maddeleri uyarınca 1.sınıf tüccar sayıldıklarından bilanço usulüne göre defter tutmak zorundadırlar.
213 sayılı Vergi usul kanunun 182. maddesine göre Bilanço esasında tutulacak defterler aşağıdaki gibidir.
Madde 182 – Bilanço esasında aşağıdaki defterler tutulur:
1. Yevmiye defteri
2. Defterikebir
3. Envanter defteri
Öte yandan 6012 sayıl Türk Ticaret kanunun DEFTER TUTMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ başlıklı 64. maddesinin 4.fıkrasında
“Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir.”
hükmü bulunmaktadır.
1163 sayılı kooperatifler kanunun 89.cu maddesinde ise muhasebe usulü ve defterler başlığında aşağıdaki hüküm bulunmaktadır.
Muhasebe usulü ve defterler:
Madde 89 – (Değişik: 15/2/2018-7099/9 md.) Kooperatiflerin, kooperatif birliklerinin, kooperatif merkez birliklerinin ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliğinin muhasebe usulleri ve mecbur olarak tutacakları defterler hakkında 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümleri uygulanır. Bu maddenin uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca çıkarılacak tebliğ ile belirlenir. Vergi Usul Kanununun bu hususlarla ilgili hükümleri saklıdır.
Kooperatiflerin, Kooperatif Birliklerinin, Kooperatif Merkez Birliklerinin ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliğinin mecburi olarak tutacağı, detayları 2018 yılında yayınlanan ticari defterlere ilişkin tebliğde yer alan defterler aşağıdaki gibidir:
1- Yevmiye Defteri
2-Defteri Kebir
3-Envanter Defteri
4-Pay Defteri
5- Yönetim Kurulu Karar Defteri
6- Genel Kurul Müzakere ve Toplantı Defteri
Yukarıda sayılan ve kooperatiflerce tutulması zorunlu olan altı ticari defter haricinde; kasa defteri, kıymetli evrak defteri ve demirbaş defterinin tutulması isteğe bağlı olmakla birlikte işletmenin takibi için faydalıdır
1) Yevmiye Defteri:
Kayda alınması gereken işlemlerin madde halinde düzenli ve tarih sırasıyla yazıldığı defterdir.
Yevmiye defteri madde sıra numarası, tarih, borçlu hesap, alacaklı hesap, tutar ve her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları içermelidir.
Ciltli ya da yapraklı ve sayfaları sıralı olan defter kullanılmadan önce notere tasdik ettirilmelidir.
Yevmiye defteri vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir
Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin ilgili belge veya ispata dayanan evraktan çıkarılarak tarih sırasıyla ve “madde” halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir.
Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
a) Madde sıra numarası,
b) Tarih,
c) Borçlu hesap,
ç) Alacaklı hesap,
d) Tutar,
e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.
2) Defteri Kebir:
Yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir şekilde ilgili olduğu hesaplara dağıtan ve sınıflandırarak bu hesaplarda toplayan defterdir. Defteri kebirin içinde yevmiye defteri madde sıra numarası, tarih, tutar ve hesapların isimleri yer almalıdır.
Defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir şekilde ilgili olduğu hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.
Defteri kebirdeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
a) Tarih,
b) Yevmiye defteri madde sıra numarası,
c) Tutar,
ç) Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri.
Defteri kebir defteri vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir
3) Envanter Defteri:
Ticari işletmenin açılışında ve açılıştan sonra her hesap döneminin sonunda taşınmazların, alacakların, borçların, nakit para tutarının ve varlıklar ile borçların değerlerinin teker teker kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir.
Envanter defteri, ticari işletmenin açılışında ve açılıştan sonra her hesap döneminin sonunda taşınmazların, alacakların, borçların, nakit para tutarının ve varlıklar ile borçların değerlerinin teker teker kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir.
Hesap dönemi on iki ayı geçemez. Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla envanter, düzenli bir işletme faaliyetinin akışına uygun düşen süre içinde ve her halükarda hesap döneminin sonundan itibaren üç ay içinde çıkarılır ve deftere kaydedilir.
Envanter defteri vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir
4) Pay Defteri:
Ortakların kaydedildiği ciltli ve sayfaları sıralı defterdir. Kooperatiflerde pay defterine; ortakların ad ve soyadları, iş ve konut adresleri, ortaklığa giriş çıkış tarihleri ve çıkarılma sebepleri, taahhüt ettikleri sermaye payları ile bu paylara karşılık yapılan tahsilat ve iadeler, ortaklığa kabul ve çıkışları ile ilgili yönetim kurullarının kararı, tarih ve numaraları kaydedilir.
Pay defterine yapılacak kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
a) Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı,
b) Pay sahibinin iletişim bilgileri,
c) Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar,
ç) Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri,
d) Payın nominal değeri,
e) Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar,
f) Payın tertibi,
g) Payın edinme tarihi,
ğ) Deftere kayıt tarihi,
h) Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü,
ı) Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar.
Kooperatiflerde pay defterine; ortakların ad ve soyadları, iş ve konut adresleri, ortaklığa giriş-çıkış tarihleri ve çıkarılma sebepleri, taahhüt ettikleri sermaye payları ile bu paylara karşılık yapılan tahsilat ve iadeler, ortaklığa kabul ve çıkışları ile ilgili yönetim kurullarının kararı, tarih ve numaraları kaydedilir.
Her pay sahibi defterde ayrı bir sayfada izlenir. Payı/pay senedini devralan yeni ortak veya pay sahibi de ayrı bir sayfada izlenir..
5) Yönetim Kurulu Karar Defteri:
Kooperatiflerde yönetim kurulunun kooperatif yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaralı defterdir. Defterde karar tarihi, karar sayısı, toplantıda hazır bulunanlar, kararın içeriği, üyelerin imzaları bulunmalıdır.
Elektronik ortamda katılımın sağlandığı durumlar defterde belirtilmelidir. Her yönetim kurulu üyesi alınan karara ilişkin itirazını karar metnine geçmesini isteme hakkına sahiptir ve yazılmasına engel olunamaz.
Yönetim kurulu karar defteri, anonim şirketler ile kooperatiflerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticinin veya yöneticilerin şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir.
Karar defterindeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
a) Karar tarihi,
b) Karar sayısı,
c) Toplantıda hazır bulunanlar,
ç) Kararın içeriği,
d) Üyelerin imzaları.
Kararın, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine diğerlerinin yazılı onayı ile veya bazı üyelerin elektronik ortamda katılması suretiyle alındığı durumlarda bu husus ayrıca belirtilir.
Kararın, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine diğerlerinin yazılı onayı ile alınması halinde imzaların bulunduğu kâğıt veya kâğıtlar karar defterine yapıştırılır.
Kararların bütün üyelerin toplantıya elektronik ortamda katılması ve güvenli elektronik imza ile alınması halinde kararın güvenli elektronik imza ile imzalandığını belirten ifadenin karar metninde yer alması ve alınacak fiziki kararın deftere yapıştırılması şarttır.
Kararın bazı üyelerin fiziki ortamda bazı üyelerin ise elektronik ortamda toplantıya katılması suretiyle alınması halinde ise karar metninde fiziki ortamda katılanların imzaları ile elektronik ortamda katılanların güvenli elektronik imza ile kararı imzaladıkları belirtilir ve fiziki karar metni karar defterine yapıştırılır.
Yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılım sağlanması halinde elektronik kayıtlar Kanunun 65 inci maddesi uyarınca güvenli bir şekilde saklanır.
Bir önerinin veya önerilerin ıslak imza ile imzalanması şeklinde alınan kararlar Kanunun 390 ıncı maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca karar defterine yapıştırılır; aksi halde karar geçersizdir.
Her yönetim kurulu üyesi alınan karara ilişkin muhalefetinin bir şerh ile karar metnine geçirilmesini isteyebilir. Üyelerin şerh yazma talebi hiçbir sebeple reddedilemez; şerh yazılmasına engel olunamaz. Şerh, sahibi dışında hiç kimse tarafından değiştirilemez.
6) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri:
Genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği ciltli ve sayfa numaralı defterdir.
Genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar deftere işlenir.
Kooperatif tarafından gerçekleştirilen olağan ve olağanüstü genel kurul toplantı tutanakları tarih sırasına göre yapıştırılır.
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir.
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir.
II-DEFTERLERİN TASDİK ZAMANI:
Gerek VUK Md.221 gerekse TTK Md.64 hükümlerine göre:
1. Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (Normal hesap dönemleri için ARALIK AYI SONUNA KADAR);
2. Hesap dönemleri Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3. Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
4. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.
5- Anonim Şirketler, Limited Şirketler , Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketler ve Kooperatiflerin İlk kuruluşunda kullanmak zorunda oldukları defterlerinin tamamı ticaret sicilinde onaylatılacaktır
III-TASDİK YENİLEME (ARA TASDİK) (VUK MD. 222)
Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı içinde tasdik yenilemek zorundadırlar
Hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.
IV–KAPANIŞ ONAYI (TASDİKİ) YAPILACAK DEFTERLER: ( TTK MD 64/ 3 ve 5 )
1)-Anonim Şirket Yönetim Kurulu KARAR DEFTERİ, (İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için OCAK AYI Sonu)
2)- Bilanço esasına göre defter tutan TÜM MÜKELLELERİN YEVMİYE DEFTERİ, (İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için HAZİRAN AYI Sonu)
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile pay (ortaklar) defterinin yeterli sayfaları bulunuyorsa, izleyen faaliyet döneminde açılış onayı yapılmadan da kullanılabilir.
V-TİCARİ DEFTERLERDE UYULMASI GEREKEN USULLER
Defterler tutulurken Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen kayıt düzenine ve zamanına uyulmalıdır:
1-Ticari defterlerin tasdiki, Türk Ticaret Kanununda belirtilen süreler içerisinde yaptırılmalıdır.
2-Defterler Türkçe tutulmalıdır.
3-Yanlış kayıtlar, muhasebe kurallarına göre düzeltilmelidir.
4-Boş satır bırakılmamalı, sayfalar yırtılmamalıdır.
5-Kayıtlar, kanunlarda belirtilen süreler içerisinde yapılmalıdır.
6-Tutulan defterler ve kayıtlara esas olan belgeler, Türk
7-Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl süreyle saklanmalıdır.
8-Yetkililerin istemesi durumunda incelenmek üzere sunulmalıdır.
