Abdullah ÇAVUŞ – BİLGİ & DENEYİM PAYLAŞIM PORTALI “Bilgiye sahip olarak doğmuş birisi değilim. Öğrenmeye çalışıyorum ve Öğretmeyi seviyorum” Konfüçyüs
İlgili Yazılar
ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİNE KAYIT VE SİSTEM KULLANIM ESASLARI NELERDİR?
(100 SORUDA DERNEKLER KANUNU SORU-44)
Abdullah ÇAVUŞ/E.Vergi Müfettişi-Bağımsız Denetçi
Önceki yazımızda ifade ettiğimiz üzere DERNEKLER 5253 sayılı Dernekler Kanunu EK- 2.ci madde ile Dernekler Yönetmeliği 15/A maddesi uyarınca Elektronik Ortamda Genel Kurul ve Yönetim Kurulu toplantıları yapabilmektedirler.
Türkiye’de 100 bini aşkın dernek ve birlik faaliyet göstermektedir. Bu sivil toplum kuruluşları (STK’lar), toplumsal fayda üretmek, üyelerini temsil etmek ve kamu yararına projeler geliştirmekle sorumludur.
Ancak, STK’ların en büyük zorluklarından biri genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarında yeterli katılımı sağlayamamaktır.
Üyelerin farklı şehirlerde veya ülkelerde yaşaması, yoğun iş temposu ve fiziki engeller, toplantılara katılımı zorlaştırmaktadır.
Bu durum hem karar alma süreçlerini yavaşlatır hem de demokratik süreçlerin sağlıklı işlemesini engellemektedir.
Bu noktada Elektronik Genel Kurul Sistemi (E-GKS) ve Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi (E-YKS) STK’lar için büyük bir çözüm sunmaktadır.
Yazımızın tarihi itibariyle İçişleri Bakanlığından bu konuda yazılım yapma yetkisi almış tek bir firma bulunmaktadır.
KAM BİLGİ TEKNOLOJİLERİ A.Ş. isimli firma Elektronik Genel Kurul ve Yönetim Kurulu altyapısını kurmak konusunda ile yetkilendirilmiş olup; Firma web sitesindeki bilgiye göre DERNEKLER için firma tarafından iki ayrı istem geliştirildiği görülmektedir.
1-Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS)
2-Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi (EYKS)
E-GKS: Dernek ve birliklerin genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılmasını sağlar. Üyeler online olarak toplantıya katılır, gündem maddelerini takip eder ve oylarını kullanır.
E-YKS: Yönetim kurulu üyelerinin elektronik ortamda toplanmasını, karar almasını ve bu kararların kayıt altına alınmasını sağlar.
Tüm süreçlerde elektronik imza ve kimlik doğrulama ile güvenlik sağlanır, alınan kararlar hukuki geçerlilik kazanı
Firmanın web sitesindeki (https://ekurul.com/e-gks/dernek-birlik) bilgilere göre anılan yazılıma kayıt olma ve sistemi kullanabilme süreçleri aşağıdaki gibidir.
I- DERNEK İÇ KARAR AŞAMASI
Elektronik kurul sistemlerinin kullanılmasına ilişkin iç onay oluşturmanın adımları;
1. Yönetim kurulu toplanır.
2. Gündem maddesi: “Derneğimizin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasına, bu kapsamda KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından geliştirilen ‘E-Kurul’ sisteminin kullanılmasına karar verilmiştir.”
3. Karar oy birliğiyle alınır ve karar defterine işlenir.
4. Karar örneği, dernek mührüyle onaylanır.
II-İL SİVİL TOPLUMLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ ONAYI VE KÂĞIT ALIMI
Elektronik kurul çıktılarının saklanması için resmi kayıtlı çıktı kâğıtlarının temini için izlenecek adımlar aşağıdaki gibidir.
1. Yönetim kurulu kararıyla birlikte derneğin merkezinin bağlı bulunduğu İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü’ne başvurulur.
2. Başvuru dilekçesi ekinde aşağıdaki belgeler sunulur:
a) Yönetim kurulu kararı (ıslak imzalı)
b) Dernek tüzüğü (elektronik uygulamayı engellemeyen ibare içermelidir)
c) Yetkili temsilci kimlik fotokopisi
3. Müdürlük tarafından 100 adet numaralı, damgalı A4 kâğıdı teslim edilir.
4. Bu kâğıtlar yalnızca elektronik kurul çıktılarında kullanılacaktır.
III- KAM BİLGİ TEKNOLOJİLERİ A.Ş. – E-KURUL SİSTEMİNE KAYIT
Kimlik doğrulama ve sistem yetkilendirmesi;
1. https://ekurul.com adresinden “Ücretsiz Kayıt Ol” menüsüne girilir ve e-Devlet doğrulaması yapılır.
2. Kayıt tamamlandıktan sonra giriş ekranından panele erişim sağlanır.
3. “Dernek Hesaplarım” > “Dernek Listesi” > “Ekle” adımları izlenerek dernek bilgileri (ad, vergi no, kütük no, kuruluş tarihi, il, adres vb.) girilir.
4. Bilgiler kaydedildikten sonra gerekli belgeler yüklenerek doğrulama tamamlanır.
IV-ELEKTRONİK TOPLANTI HAZIRLIĞI
1.Genel kurul veya yönetim kurulu toplantısının sistem üzerinde oluşturulması.
2.Toplantı tarihi, saati, gündemi ve katılımcı listesi hazırlanır.
3.Davetiyeler e-posta ve SMS ile gönderilir.
4.Üyeler kimlik doğrulamasını e-Devlet veya mobil imza ile yaparak katılım sağlar.
V-ELEKTRONİK KURULUN YAPILMASI
1.Kanuna uygun dijital toplantı ve karar alma sürecinin yürütülmesi.
2.Başkan ve katip üyeler e-imza ile toplantıyı başlatır.
3.Katılım ve yoklama listesi otomatik oluşturulur.
4.Oylamalar gizli/açık seçenekleriyle güvenli şekilde yapılır.
5.Sistem; tüm konuşma, oy ve işlem kayıtlarını zaman damgası ile saklar.
VI- KARARLARIN SAKLANMASI
1.Kararların resmi çıktılarının alınması ve fiziki saklama yükümlülüğü.
2.Sistem otomatik olarak karar özeti ve tutanak oluşturur.
3.Belgeler e-imza ile imzalanır.
4.Çıktılar İl Müdürlüğü’nden alınan numaralı, damgalı A4 kâğıtlara basılır.
5.Kâğıt üzerindeki sıra numaraları tutanaklarda belirtilir.
6.Belgeler dernek arşivinde saklanır.
VII- YASAL UYUMLULUK BİLDİRİMİ (OPSİYONEL)
Şeffaflık ve uygunluk bildirimi.
Dernek, toplantı sonrasında İl Müdürlüğü’ne şu yazıyla bilgi verebilir:
“Derneğimiz, 5253 sayılı Kanun ve Dernekler Yönetmeliği uyarınca elektronik ortamda genel kurul/yönetim kurulu toplantılarını KAM Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından sağlanan E-Kurul sistemi üzerinden yürütmektedir.”
VIII- DERNEK TÜZÜĞÜNDE HÜKÜM EKSİKLİĞİ VARSA
Tüzüğünüzde “elektronik ortamda toplantı yapılabilir” ibaresi yoksa ekleyin.
Örnek madde:
“Dernek, yönetim kurulu ve genel kurul toplantılarını, üyelerin kimliklerinin doğrulanması ve oy güvenliği sağlanmak kaydıyla elektronik ortamda yapabilir.”
Tüzük değişikliğini DERBİS üzerinden veya İl Müdürlüğü’ne fiziken bildirin.
IX- SİSTEMİN AVANTAJLARI
Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu sistemlerimiz ile dernekler ve birlikler karar alma süreçlerini hızlandırır, maliyetlerini azaltır ve şeffaflığı artırır.
Dernekler ve Birlikler İçin E-GKS ve E-YKS’nin Avantajları aşağıdaki gibidir.
E-GKS ve E-YKS, dernekler ve birlikler için sadece bir teknoloji çözümü değil, aynı zamanda demokratik katılımı güçlendiren, şeffaflığı artıran ve maliyetleri azaltan bir yönetim modelidir.
Dijitalleşmeyi benimseyen STK’lar, üyelerinin güvenini kazanacak ve geleceğin modern yönetim anlayışına uyum sağlayacaktır.
Süreç sonunda;Tüm dernek ve birliklerin E-GKS ve E-YKS kullanması yaygın hale gelecek.
Dijitalleşme, üyelerle iletişimi artıracak ve toplumsal güveni güçlendirecek.
STK yönetim süreçleri daha şeffaf, hızlı ve güvenli hale gelecek.
